Resources Archiv - Bullhorn DE https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/ Just another Bullhorn Sites site Mon, 01 Jun 2026 20:10:08 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.9.4 Data hygiene https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/data-hygiene/ Mon, 01 Jun 2026 15:56:14 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=77313 Why is this helpful? One of the most mundane tasks that every sales and recruitment professional has to deal with is data entry and maintenance.  It’s a time-sucking, yet necessary task. Automating these mundane, daily activities throughout the entire recruiting and sales process not only cuts out busy work for your entire company, it can […]]]>

Why is this helpful?

One of the most mundane tasks that every sales and recruitment professional has to deal with is data entry and maintenance.  It’s a time-sucking, yet necessary task.

Automating these mundane, daily activities throughout the entire recruiting and sales process not only cuts out busy work for your entire company, it can be the difference between a budget year and a knock-it-out-of-the-park year.  1 hour saved per day per recruiter/salesperson equals 260 hours per year, per employee.  How many placements or contracts could your employees earn with 32 extra days in their year? If you really want to know, check out our Automation ROI calculator.

Here we show you how to let the Bullhorn Automation ‚robots‘ take care of the administrative burden of data hygiene – Not only keeping your database more up-to-date, but also making it more usable for marketing, recruitment, and sales alike.

Let’s start opening up more time for revenue-generating activities.

 

„We just replaced 50 data entry clerks and 6 months of work in a 10 minute call.“

Cory Jensen
CEO @ Anistar Technologies

 

Deeper dive

There are a number of scenarios to use missing data to trigger an action to update the blank field.  Here are some common examples you can incorporate into your own Bullhorn Automation arsenal.

Copy

In some cases, recruiters and salespeople simply need one field to populate another, or copy data between entities.  Here are some examples of how you might use this automation.

  • Copy a candidate’s state location to the state license field.
  • Transfer data from an old field to a new field.
  • Populate a candidate’s degree type from job title or nickname.

Clear

If you’ve replaced an old field with a new field or otherwise remapped data, you may need to clear out an old field so it doesn’t confuse the machines.

  • Clear data from a retired or old field.
  • Remove data from fields based on business rules.

Set

One way to make Bullhorn Automation and your database work harder for you is to have certain fields automatically updated or populated based on contact actions, dates, and more.  This can enable better targeting and segmentation for automations, emails, texts, and direct calling.

  • Set contact’s status, update score, or send notification based on contact’s action or engagement.
  • Update the candidate’s status when candidate creates new application.
  • Send survey to collect updated data when contact has been inactive for 12+ months.
  • Update the contact record’s score when candidate’s stage changes.
  • Set contact’s score to 0 when a contact has opted out.
  • Set status when candidate’s stage changes.
  • Update contact’s status when bounced email occurs in Bullhorn Automation.

 

How to Set Up a Data Hygiene Automation

1. Create a list with the triggering criteria

2. Create an automation to implement the desired change on that list.

 

Final Thoughts

A clean and updated database means that your marketing, recruiting, and sales efforts are getting to the right people at the right time.  When automations aren’t used, keeping up with field updates and data maintenance can seem like an insurmountable task, especially for our recruiting and sales folks who need to stay focused on revenue-generating activities.  Implement the strategies above to see improvements in the following:

Key metrics

  • Percent of database that is usable
  • Percent of database that is engaged
  • Engagement scores
  • Conversion rates
  • Administrative hours required by recruitment and sales

It’s that easy.  Of course, there may be more complicated scenarios not covered here.  In those cases, feel free to hit us up on the chat bot (<<), and we’ll be happy to walk through it with you!

Make everyone happy.  Automate the busy (but necessary) work.

]]> Automatisierungen für die Datenhygiene – direkt aus der Praxis https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/datenhygiene-automatisierungen/ Thu, 21 May 2026 16:14:26 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=77282 Meistgenutzte Automatisierungen: Datenhygiene: Diese Automatisierungen haben sich bei Bullhorn-Kunden bewährt Ausgeschiedene Kandidat:innen archivieren „Diese Automatisierung identifiziert Kandidat:innen, die aus dem Berufsleben ausgeschieden sind und schiebt ihre Daten in das Archiv.“ Datenqualität bei Unzustellbarkeit von E-Mails „Diese Automatisierung informiert die Anwender:innen, wenn beim Versand über Bullhorn Automation ein Hard- oder Soft-Bounce auftritt.“ Status-Aktualisierung aktiver und ehemaliger […]]]>

Meistgenutzte Automatisierungen:

Datenhygiene: Diese Automatisierungen haben sich bei Bullhorn-Kunden bewährt


Ausgeschiedene Kandidat:innen archivieren
„Diese Automatisierung identifiziert Kandidat:innen, die aus dem Berufsleben ausgeschieden sind und schiebt ihre Daten in das Archiv.“


Datenqualität bei Unzustellbarkeit von E-Mails
„Diese Automatisierung informiert die Anwender:innen, wenn beim Versand über Bullhorn Automation ein Hard- oder Soft-Bounce auftritt.“


Status-Aktualisierung aktiver und ehemaliger Zeitarbeitnehmender und Freelancer
„Bei Einsatzende wird automatisch der Status aktualisiert. So erhalten wir genauere Informationen darüber, welche Kandidat:innen für einen erneuten Einsatz verfügbar sind.“


Archivieren ungültiger Kontaktdaten
„Mit dieser Automatisierung werden Kandidat:innen ohne @-Zeichen in der E-Mail-Adresse, mit Platzhaltereinträgen wie „TBD“ sowie bei fehlender oder ungültiger Telefonnummer archiviert. Die gleiche Automatisierung lässt sich auf Datensätze mit offensichtlich falschen Vor- oder Nachnamen anwenden.“


Nachfass bei fehlenden Informationen 
„Neu angelegte Kandidat:innen mit fehlenden Pflichtfeldern wie Telefonnummer, E-Mail, Gehaltswunsch, Tagessatz oder Berufsbezeichnung werden automatisiert identifiziert und die Berater:in intern informiert.“


Automatisierung zur Datenerfassung
„Dank dieser Automatisierung werden fehlende Pflichtangaben bei registrierten Kandidat:innen erkannt, um andere Automatisierungen zuverlässig laufen zu lassen.“


Fehlende Angaben nach dem Pre-Sreening
„Diese Automatisierung prüft nach dem Erstgespräch mit dem oder der potenziellen Kandidat:in, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Falls nicht, wird die Aufgabe dem zuständigen Berater bzw. der zuständigen Beraterin zugewiesen.“


Erinnerungsfunktion für die Pipeline
„Eine automatisierte Benachrichtigung erinnert Berater:innen daran, die Startdaten und den Staus einer Vakanz auf ‚offen‘ oder ‚geschlossen‘ stets aktuell zu halten. Damit sind genauere  Auswertungen der Pipeline sichergestellt.“

Die Erfassung aller Kandidatendaten sollte nicht allein den Recruitern überlassen werden. Eine Automatisierung, die im Hintergrund alles ein zweites oder drittes Mal prüft und Kandidat:innen die Möglichkeit gibt, ihre Daten selbst zu pflegen – das ist ein echter Gewinn.

Richard Caldicott
CEO & Founder, Caldicott Consulting

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DSGVO-Einwilligung
„Jeder neu in Bullhorn angelegte Kontakt erhält eine Begrüßungs-E-Mail. Darin wird kurz erklärt, wer wir sind, und im Sinne der DSGVO gefragt, ob sie damit einverstanden ist, dass wir ihre Daten speichern und sie per E-Mail, Telefon, SMS oder Mailing kontaktieren dürfen. Jede Antwort fließt automatisch in das entsprechende Feld in Bullhorn zurück und wird als Benachrichtigung an den zuständigen Manager oder Berater:in weitergeleitet. Wird keine Einwilligung erteilt …“ Weiter


Kandidat:in sagt ab
„Springt ein:e Kandidat:in ab, vergessen Personalberater:innen oft, den Status ‚vermittelt‘ zu ändern. Da Kandidat:innen im Kundeneinsatz keine Mailings mit neuen Jobangebote erhalten sind sie faktisch inaktiv. Die Automatisierung hingegen sendet dem oder der internen Ansprechpartner:in zwei Wochen nach einem ‚Abbruch‘-Aktionsvermerk eine Benachrichtigung…“ Weiter


Vervollständigung des Kandidatenprofils
„Unsere Kunden benötigen einen Mix aus temporären Fachkräften im Handwerk und im gewerblichen Bereich. Die Herausforderungen für uns ist es, dass viele Kandidat:innen keinen Lebenslauf haben, wir aber dem Kunden Profile einreichen müssen. Das manuelle Erstellen von Profilen ist für Berater:innen sehr zeitaufwändig. Also haben wir eine Automatisierung entwickelt, die…“ Weiter


Bevorzugter Arbeitsort
„Wir versenden automatisiert eine Abfrage, bei der die Kandidat:innen ihren präferierten Arbeitsort angeben können. Für unsere regionalen Teams war das ein echter Gamechanger. Die Suche nach passenden Kandidat:innen in der jeweiligen Region läuft seitdem deutlich schneller.“


Unbearbeitete Kundenaufträge
„Wird bei einer offenen Stelle länger als zwei Wochen keine Aktivität eingetragen, erhält der verantwortliche Mitarbeitende  und dessen Vorgesetzte eine Benachrichtigung via E-Mail. So können wir dem Grund gezielt nachgehen und daran erinnern, die Stelle ggf. zu schließen. Das führt zu einer realistischeren Auswertung, einem besseren Überblick über alle aktiven Aufträge und zu einer optimierten Datenqualität.“


Aktualisierung von Kandidatendaten
„Diese Automatisierung betrifft Kandidatensätze, bei denen seit drei bis vier Monaten keine Aktivität verzeichnet wurde, also weder Notizen, Profilversand oder Interviews. Die Kandidat:innen werden gebeten, ihre Daten zu aktualisieren und die Angaben werden direkt in deren Bullhorn-Profil eingespielt.“


Statusabfragen früherer Kandidat:innen
„Wir senden E-Mails an inaktive Kandidat:innen mit der Bitte, ihre Daten zu aktualisieren. So bleibt unsere Datenbank stets  auf dem neuesten Stand.“


Statusaktualisierung von Kandidat:innen
„Diese Automatisierung aktualisiert den Status, je nach  eingetragenem Notiztyp.“


Geburtstage, Erinnerungen, Check-in-Anrufe, Feedback-Schleifen


Ersetzen von Universitäts-E-Mail-Adressen 
„Diese Automatisierung ersetzt Universitäts- durch private E-Mail-Adressen, was den manuellen Aufwand beim Recruiter reduziert.“


Vereinheitlichung von Ortsangaben
„Vororte werden automatisch dem übergeordneten Stadtgebiet zugeordnet, z. B. wird ein Außenbezirk der Stadt Hamburg zugeordnet. Das erhöht die Zahl relevanter Treffer bei der Kandidatensuche.“


Vereinheitlichung von Ortsangaben
„Wir haben eine Automatisierung erstellt, die alle Ortsteile  automatisch dem jeweiligen Stadtgebiet zuordnet, für eine einfachere und treffsicherere Suche.“


Verantwortlichen bei Inaktivität neu zuweisen
„Wird der Eigentümer eines Kontaktdatensatzes inaktiv, weist eine Automatisierung den Datensatz automatisch der richtigen Person zu. So stellen wir sicher, dass Kandidatenprofile weiterhin gepflegt werden.“


DSGVO
“Neu angelegte Kandidat:innen erhalten automatisch eine DSGVO-Einwilligungsanfrage für die Vermittlungsdienstleistung als auch für Marketingzwecke. Einwilligungspunkte werden ergänzt und relevante Felder für Marketingzwecke gepflegt, insbesondere das Opt-out bei fehlender Marketingeinwilligung. Die Automatisierung versendet eine Erinnerung, wenn keine Antwort eingeht, und benachrichtigt die zuständige Berater:innen, wenn keine Einwilligung erteilt wird…” Weiter


Datenanreicherung
“When a new business placement is added into the system, the employment preference and job title gets updated on the candidate record, so naturally, this results in the data becoming more relevant and searchable in the future. This automation is using key information on one record (placement) to keep the data stored up to date on the candidate record type.”


Auto-Vervollständigung einer Form
“Unsere wichtigste Automatisierung spricht Kandidat:innen mit bestimmten Fähigkeiten oder einer passenden Erfahrung mit der Bitte an, per Formular zu bestätigen, dass sie noch auf Jobsuche sind. Wer das Formular ausfüllt, kommt auf eine Hotlist. Unzustellbare E-Mails kommen in eine separate Liste, wenn keine Reaktion erfolgt, landet der Kontakt in einer dritten Liste. So können wir Personen, die keine E-Mails erhalten, per SMS erneut ansprechen und inaktive Profile kennzeichnen oder löschen…” Weiter


PLZ-Bereinigung
„Bei falscher oder ungültiger Postleitzahl wird diese per Automatisierung korrigiert, was die Treffgenauigkeit bei Umkreissuchen erheblich verbessert.“


DSGVO-Check
„Mit dieser Automatisierung sorgen wir dafür, dass die DSGVO-Einwilligungen jährlich aktualisiert werden, ganz ohne dass E-Mails manuell verendet oder Kandidatan:innen einzeln aktualisiert werden müssen.“

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]]> Datenhygiene https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/datenhygiene/ Thu, 21 May 2026 14:56:08 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=77281 Warum lohnt sich eine gute Datenhygiene? Felder aktualisieren, Dubeltten bereinigen, veraltete Einträge korrigieren: Das sind notwendige Aufgaben, aber zeitraubend. Deshalb gehört die Datenpflege zu den unbeliebtesten Aufgaben im Vertrieb und Recruiting von Personalvermittlungen. Wer diese Routineaufgaben automatisiert, gewinnt wertvolle Zeit. Eine Stunde weniger Aufwand pro Tag und Mitarbeitendem entspricht 260 Stunden im Jahr. Das sind […]]]>

Warum lohnt sich eine gute Datenhygiene?

Felder aktualisieren, Dubeltten bereinigen, veraltete Einträge korrigieren: Das sind notwendige Aufgaben, aber zeitraubend. Deshalb gehört die Datenpflege zu den unbeliebtesten Aufgaben im Vertrieb und Recruiting von Personalvermittlungen.

Wer diese Routineaufgaben automatisiert, gewinnt wertvolle Zeit. Eine Stunde weniger Aufwand pro Tag und Mitarbeitendem entspricht 260 Stunden im Jahr. Das sind 32 zusätzliche  Arbeitstage.

Wie viele Vermittlungen könnten die Personalberater:innen in deinem Team damit realisieren?

Mit unserem ROI-Rechner Automation (auf Englisch) kannst du es direkt nachrechnen.

Hier zeigen wir dir, wie Bullhorn Automation die Datenpflege ohne manuellen Aufwand erledigt. Das Ergebnis sind aktuelle Informationen zu Kunden- und Kandidat:innen, die im Marketing, Recruiting und Vertrieb wirklich nutzbar sind.

Mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

 

 

„Wir haben gerade 50 Mitarbeitende für die Dateneingabe und ein halbes Jahr Arbeit durch ein 10-minütiges  Telefonat eingespart.“

Cory Jensen
CEO @ Anistar Technologies

 

Automatisierbare Szenarien

Mithilfe Automatisierung können Trigger bei fehlenden oder veralteten Daten eine Aktion auslösen und Felder aktualisieren. Hier sind typische Beispiele, bei denen Bullhorn Automation einen echten Mehrwert bietet:

Kopieren

Einmal erfasste Informationen müssen nicht mehr manuell übertragen werden, zum Beispiel um:

  • Den Standort eines Kandidaten in das entsprechende Lizenzfeld kopieren.
  • Daten aus einem alten Feld in ein neues Feld zu migrieren.
  • Den Abschluss eines Kandidaten aus dem Jobtitel oder einer Kurzbezeichnung einzutragen.

Löschen

Doppelte Einträge und nicht mehr relevante Daten werden automatisch bereinigt oder gelöscht:

  • Daten aus nicht mehr benötigten Feldern werden entfernt.
    Einträge werden auf Basis von internen, zuvor festgelegten Regeln zur Datenpflege bereinigt.

Pflegen

Bullhorn Automation befüllt und aktualisiert Felder automatisch, basierend auf Aktivitäten, Datumsangaben oder anderen Regeln. Das ermöglicht eine gezieltere Segmentierung und individuellere Ansprache über E-Mail, SMS und Anrufe.

  • Status aktualisieren, Score anpassen oder Benachrichtigungen versenden, automatisiert auf Basis von Interaktionen
  • Kandidatenstatus aktualisieren, wenn eine neue Bewerbung eingeht.
  • Aktuellen Status automatisiert abfragen, wenn ein Kontakt seit über einem Jahr inaktiv ist.
  • Score aktualisieren, wenn ein:e Kandidat:in in eine andere Phase wechselt.
  • Score auf 0 setzen, wenn sich ein:e Kandidat:in abmeldet.
  • Status an die aktuelle Recruiting-Phase anpassen.
  • Status aktualisieren, wenn eine E-Mail als unzustellbar markiert wird.

 

So richtest du eine Automatisierung zur besseren Datenhygiene ein

1. Erstelle eine Liste mit auslösenden Kriterien (Trigger)

2. Erstelle eine Automatisierung, die die gewünschte  Änderung auf die entsprechende Liste anwendet.

 

Weniger Aufwand. Bessere Daten. Mehr Vermittlungen.

 

Eine aktuelle und gepflegte Datenbank sorgt dafür, dass Marketing, Recruiting und Vertrieb die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen. Ohne Automatisierung wird die kontinuierliche Datenpflege schnell zum Flaschenhals – besonders für Personalberater:innen, die sich auf umsatzfördernde Tätigkeiten konzentrieren müssen.

Das verbessert sich mit der richtigen Automatisierung:

 

Anteil der nutzbaren Datensätze in der Datenbank
Anteil der aktiven Kontakte
Engagement-Scores
Conversion-Raten
Administrativer Aufwand im Recruiting und Vertrieb

Für komplexere Szenarien erreichst du uns jederzeit über den Chat, wir helfen dir gerne weiter.

Weniger manuelle Datenpflegfe. Mehr Zeit für das, was wirklich zählt.

 

 

]]> GRID Recruiting-Trends-Report 2026 https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/grid-recruiting-trends-report-2026/ Tue, 03 Mar 2026 23:09:14 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=77081 Welche Strategien sorgen für ein Umsatzwachstum in 2026? Während sich der Markt nur leicht entspannt, klafft die Lücke zwischen Personaldienstleistern, die KI strategisch integrieren – und jenen, die noch experimentieren, immer weiter auseinander.
Welche Strategien sorgen für ein Umsatzwachstum in 2026? Während sich der Markt nur leicht entspannt, klafft die Lücke zwischen Personaldienstleistern, die KI strategisch integrieren – und jenen, die noch experimentieren, immer weiter auseinander.
]]> Welche Strategien sorgen für ein Umsatzwachstum in 2026? Während sich der Markt nur leicht entspannt, klafft die Lücke zwischen Personaldienstleistern, die KI strategisch integrieren – und jenen, die noch experimentieren, immer weiter auseinander.
]]> Bullhorn DE Die besten KI Recruiting Tools für deine Personaldienstleistung https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/ai-guide-personaldienstleister/ Tue, 02 Dec 2025 21:51:30 +0000 https://www.bullhorn.com/de/resources/ai-buyers-guide/ Bullhorn Logo und Titel „KI-Leitfaden für Entscheider“ neben einem Recruiter am Schreibtisch mit Laptop, Monitor und Smartphone.
Hol dir unseren Leitfaden zu KI-Recruiting-Tools mit den besten Tipps und Lösungen für ein optimales Bewerbermanagement
]]> Bullhorn Logo und Titel „KI-Leitfaden für Entscheider“ neben einem Recruiter am Schreibtisch mit Laptop, Monitor und Smartphone.

Was ist ein KI-Recruiting-Tool?

Ein KI-Recruiting-Tool ist eine Software, die künstliche Intelligenz nutzt, um den Recruiting-Prozess effizienter, automatisierter und objektiver zu gestalten. Diese Tools übernehmen Aufgaben wie die automatisierte Vorauswahl von Bewerber:innen, das Analysieren von Lebensläufen, die Erstellung von Stellenanzeigen und sogar die Durchführung erster Vorstellungsgespräche über Chatbots.

Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und Algorithmen können große Datenmengen verarbeitet, Muster erkannt und datenbasierte Entscheidungen getroffen werden. Ziel ist es, Personalberater:innen bei zeitintensiven Routineaufgaben zu entlasten. So bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben, sowie den Beziehungsaufbau und -pflege mit Kunden und Bewerbenden.

Mit KI-Recruiting-Tools können Personaldienstleister schneller die richtigen Talente finden, den Bewerbungsprozess beschleunigen und gleichzeitig die Candidate Experience verbessern. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, höhere Effizienz und fundiertere Entscheidungen.

Mit einem KI-basierten Recruiting-Tool kann dein Team:

Schneller passende Kandidat:innen finden

Über den Lebenslauf hinaus mehr über die jeweiligen Talente erfahren

Profilvorschläge an Kundenwünsche anpassen

Personalisierte Ansprache von Kandidat:innen skalieren

Warum sich eine Investition in KI-gestützte Recruiting-Tools lohnt

Personaldienstleister stehen unter Druck, mit begrenzten Ressourcen maximale Ergebnisse zu erzielen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dazu gehört, Effizienzpotenziale auszuschöpfen und sowohl Bewerber:innen als auch Kunden ein herausragendes Erlebnis zu bieten.

Die Entwicklung der KI-Technologie könnte nicht besser terminiert sein. Moderne KI-Lösungen sind inzwischen so ausgereift, dass sie Personalvermittler in einer Tiefe und Präzision unterstützen, die zuvor undenkbar war.

Die erfolgreichsten Personaldienstleister:

5x

Geben mehr als fünfmal so oft an, ein KI-Tool zur Unterstützung des Business Development einzusetzen.

3x

Nutzen KI-basierte Recruiting-Tools 3-mal häufiger für das Kandidat:innen-Screening.

Quelle: GRID 2025 Recruiting-Trends-Report

KI kann Rekrutierungsprozesse schneller und effizienter machen – aber nur, wenn sie richtig eingesetzt wird.

Doch wie denken Talente heute über den Einsatz von KI?

81%

81 % wären mit KI einverstanden, wenn sie den Recruitingprozess beschleunigt.

79%

79 % der befragten Kandidat:innen finden den Einsatz von KI bei der Kommunikation in Ordnung, insofern die persönliche Ansprache erhalten bleibt.

Quelle: GRID 2024 Talent-Trends-Report
KI-gestütztes Recruiting bedeutet nicht, den menschlichen Faktor aus dem Recruiting zu entfernen – ganz im Gegenteil. KI übernimmt die Routineaufgaben, damit sich Personalvermittler auf Beziehungsaufbau, Netzwerken und das Vermitteln von Talenten konzentrieren können.
Nicole Krensky Director of Product Marketing, Bullhorn

Wie wird KI im Recruiting 2026 eingesetzt?

Obwohl der Einsatz von KI im Recruiting noch relativ neu ist, gibt es bereits zahlreiche Anwendungen. Infolgedessen verändert sich auch die Art und Weise, wie Recruiter mit Kandidat:innen und Kunden zusammenarbeiten.

Arten von KI-Recruiting-Tools

KI-Funktionen und KI-Agenten optimieren verschiedene manuelle Aufgaben im gesamten Recruiting-Lebenszyklus – vom Sourcing über das Screening bis hin zur Vermittlung. Wir stellen hier ein paar Beispiele vor.

Generative KI

Du hast sicher schon einmal ChatGPT, Gemini oder andere LLMs ausprobiert. Mit dieser generativen KI können Personalvermittler maßgeschneiderte Inhalte erstellen und ihre Kommunikation optimieren, z.B.:

  • Jobanzeigen schreiben
  • Bewerberinformationen zusammenfassen
  • Kandidatenprofile für Kunden erstellen
  • Automatisiert Profile verschlagworten und nach Skills filtern

Suche & Matching

Personalberatende verbringen etwa 35 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach passenden Kandidat:innen. KI beschleunigt diesen Suchprozess mithilfe folgender Funktionen:

  • Erweiterung von Schlüsselbegriffen
  • Automatisierte Suchanfragen
  • Erstellen von Kandidatenrankings mittels Machine-Learning-Modellen
  • Empfehlungen basierend auf eigenen Daten und bisherigen Erkenntnissen

Screening

Kandidat:innen zu evaluieren ist zeitaufwendig, kostenintensiv und erfordert entsprechendes Fachwissen. Ein Screening-KI-Agent kann:

  • Fragen basierend auf der Stellenbeschreibung generieren
  • Auf Basis der Antworten der Kandidat:innen passende Anschlussfragen stellen
  • Die Fragen von Kandidat:innen beantworten
  • Individuell anpassbare Nachrichten bereitstellen

So wählst du die passende KI-Recruiting-Software aus

Anstatt viel Zeit für die Suche nach geeigneten Bewerbenden zu investieren, können sich Personalvermittler dank KI auf die am besten geeigneten Talente konzentrieren.

Doch noch liefert KI keine universelle Lösung, die über den gesamten Workflow hinweg alle Anforderungen erfüllt. Welche KI-Tools die richtigen für dich sind, hängt daher stark von den individuellen Bedürfnissen und Prozessen deiner Personaldienstleistung ab.

Nachfolgend findest du ein paar Anwendungsbeispiele, bei denen KI dein Recruiting optimieren kann:

Sourcing

Finde die besten Talente für die Position mit einer priorisierten Liste der Top-Kandidat:innen.

Screening

Wähle automatisch die besten Kandidat:innen aus. Nutze dafür auch Informationen, die nicht im Lebenslauf stehen.

Profilvorschläge

Schlage Kandidat:innen vor, die genau zu den Anforderungen des Kunden passen

Administrative Aufgaben

Kandidat:innen können mit KI selbst Termine buchen. Personalisierte Check-ins können automatisiert und zum richtigen Zeitpunkt an Kandidat:innen und Kunden versendet werden.

Häufige Bedenken beim Einsatz von KI-gestützter Recruiting-Software

Datenschutz

Personaldienstleister verarbeiten große Mengen sensibler Daten. Deshalb ist es entscheidend, Datenschutzrichtlinien zu etablieren, die den Schutz dieser Daten gewährleisten.

IT-Sicherheit

Unternehmen sollten mit vertrauenswürdigen Anbietern zusammenarbeiten, die ihre Lösungen umfassend auf Sicherheit geprüft haben. Der Zugriff auf Systeme und Daten sollte nur dort gewährt werden, wo es erforderlich ist.

Fairness (Bias)

Um eventuelle Voreingenommenheit und Verzerrungen zu vermeiden, müssen Personaldienstleister sicherstellen, dass die von KI und Automatisierung generierten Ergebnisse objektiv und fair bleiben.

5 entscheidende Fragen bei der Wahl einer passenden KI-Recruiting-Plattform

Werden Datenschutzrichtlinien eingehalten? Erfüllt die Lösung allgemein geltende Gesetze und Vorschriften?

Werden spezifische (specific), umfrangreiche (enormous) und verwertbare (actionable) Daten aus der Recruiting-Branche genutzt?

Sind die Ergebnisse, die das KI-Recruiting-Tool liefert, fair?

Lässt sich die KI gezielt dort einsetzen, wo sie am meisten Nutzen bringt?

Der Einsatz von KI und Automatisierung erfordert es, ganze Workflows neu zu denken. Kann der Anbieter diese anspruchsvolle Aufgabe erfüllen und eine durchgängige, einfach zu konfigurierende Lösung bieten?

Checkliste: Die wichtigsten Funktionen eines KI-Recruiting-Tools

Achte auf diese Funktionen, wenn du dich für eine KI-gestützte Recruiting-Lösung entscheiden möchtest:

  • Profile zusammenfassen: KI extrahiert Informationen aus Lebensläufen und Profilen von Kandidat:innen und erstellt eine übersichtliche, detaillierte Zusammenfassung. Ton, Länge und Format der Übersicht können an die Anforderungen der Recruiter:innen angepasst werden.
  • E-Mails und SMS verfassen: KI erstellt automatisiert E-Mails und SMS-Nachrichten an Kunden und Kandidat:innen – entweder mit vorgefertigten Vorlagen oder individuell angepassten Prompts.
  • Kandidat:innen für Jobs vorschlagen: KI schreibt personalisierte Nachrichten, um Kunden passende Kandidat:innen für offene Positionen vorzuschlagen. Die Nachrichten beziehen sich auf die Berufserfahrung und Fähigkeiten der Kandidat:innen. Format, Ton und Inhalt der Nachrichten können für SMS oder E-Mail angepasst und direkt an Kunden gesendet werden.
  • Auswahlfragen erstellen: KI erstellt eine Liste gezielter Fragen für die Vorauswahl von Kandidat:innen. Die Fragen basieren auf Lebensläufen und Stellenbeschreibungen und unterstützen Recruiter während des Auswahlprozesses.
  • Eignung von Kandidat:innen analysieren: KI analysiert automatisch, ob Bewerber:innen für eine bestimmte Stelle geeignet sind – basierend auf einer Auswertung ihres Lebenslaufs im Abgleich mit der Stellenbeschreibung.
  • Top-Kandidat:innen finden: KI identifiziert die am besten geeigneten Kandidat:innen aus der eigenen Datenbank und erstellt eine priorisierte Empfehlungsliste. Das Ranking basiert auf den Daten aus Lebensläufen und Profilen.

Die besten KI-Recruiting-Tools

  1. Bullhorn AI: Recruiting neu denken – mit KI bei jedem Schritt. Bullhorn hat es sich zur Aufgabe gemacht, KI-Funktionen in den gesamten Recruitingprozess einzubetten, damit du smarter arbeiten und deine Produktivität auf ein ganz neues Niveau heben kannst. Erfahre hier mehr über Bullhorn AI.
  2. Textkernel by Bullhorn: Finde die am besten geeigneten Kandidat:innen in internen und externen Datenbanken. Die Sourcing & Matching Lösungen von Textkernel erzielen Suchergebnisse, die weit über eine reine Keywordsuche hinausgehen. Damit du auch das findest, was du nicht explizit ins Suchfeld eingegeben hast. Erfahre hier mehr über Textkernel by Bullhorn.
  3. Staffing Engine: Eine Recruiting Acceleration™-Plattform, die den Recruiting-Lebenszyklus optimiert und das Wachstum ankurbelt. Das gelingt ihr durch den Einsatz von KI-Bots, Live-Chat, Terminbuchung, Echtzeit-Benachrichtigungen und Integrationen in bestehende Technologien. Erfahre hier mehr über Staffing Engine.
  4. Candidate.ly: Candidate.ly bietet einen KI-gestützten Lebenslauf-Generator, der speziell für Bullhorn entwickelt wurde. Recruiter können mit nur wenigen Klicks markengerechte Lebensläufe und Anschreiben erstellen und exportieren. Die Formatierungszeit verkürzt sich von 25 Minuten auf nur wenige Minuten. Erfahre hier mehr über Candidate.ly.
  5. Ringover: Dieses Tool transkribiert Anrufe automatisch und erkennt die besprochenen Themen. Ringover liefert Einblicke in die Gesprächsqualität, die Stimmung der Gesprächspartner:innen sowie die Anliegen und Themen, die von potenziellen Kunden angesprochen werden. Erfahre hier mehr über Empower von Ringover.

Du möchtest erfahren, wie Bullhorn dich beim Einsatz von KI im Recruiting unterstützen kann? Jetzt persönliches Gespräch vereinbaren!

Bullhorn AI

Verwandte Quellen:

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Amplify with AI | Bullhorn

Integriere KI in jeden Schritt entlang deines Recruiting-Workflows, beschleunige Prozesse und steigere die Produktivität deines Teams – für profitables Wachstum ohne zusätzlichen Headcount.
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Schluss mit Datensilos: Dein CRM als zentrale Datenquelle
]]> Bullhorn DE GRID 2025 Talent-Trends-Report https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/grid-2025-talent-trends-report/ Wed, 24 Sep 2025 14:41:46 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=76646 Wie 2.800 talente weltweit uber die zukunft des recruiting denken
In einer sich wandelnden Wirtschaft verlieren Recruiter zunehmend an Jobbörsen.
]]> Wie 2.800 talente weltweit uber die zukunft des recruiting denken
]]> Bullhorn DE Der GRID 2025 Recruiting-Trends-Report https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/der-grid-2025-recruiting-trends-report/ Wed, 05 Mar 2025 19:09:53 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=75836 GRID 2024 Recruiting-Trends-Report
Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen 2025? Was sind ihre größten Prioritäten? Und wird KI dieses Jahr zum Game-Changer für die Recruiting-Branche? Diese und viele weitere Fragen beleuchten wir in unserem jährlichen GRID Branchenreport.
]]> GRID 2024 Recruiting-Trends-Report
]]> Bullhorn DE Bullhorn Launch https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/erreiche-neue-hoehen-mit-bullhorn-launch/ Thu, 16 Jan 2025 22:36:24 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=75547
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]]> Bullhorn DE AI-powered recruitment: Re-imagining the hiring workflow https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/ai-powered-recruitment-re-imagining-the-hiring-workflow/ Fri, 13 Sep 2024 15:33:52 +0000 https://www.bullhorn.com/de/resources/ai-powered-recruitment-re-imagining-the-hiring-workflow/ AI everywhere image
]]> AI everywhere image

AI infographic

]]> Bullhorn DE GRID 2024 Recruiting-Trends-Report https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/grid-2024-recruiting-trends-report/ Thu, 29 Feb 2024 14:15:55 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=74231 GRID 2024 Recruiting-Trends-Report
Jedes Jahr befragen wir mehr als 1.400 Personaldienstleister weltweit (daraus über 100 aus der DACH-Region) zu den Herausforderungen, Chancen und Trends, die ihr Unternehmen beeinflussen.
]]> GRID 2024 Recruiting-Trends-Report
]]> Bullhorn DE GRID 2022: Die wichtigsten Trends in der Recruitingbranche https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/grid-2022/ Thu, 03 Mar 2022 13:20:44 +0000 https://www.bullhorn.com/de/?post_type=resource&p=72542
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]]> Bullhorn DE 25 Tipps zur Pflege deiner Kandidatendatenbank https://www.bullhorn.com/de/ressourcen/25-tipps-pflege-kandidatendatenbank/ Sun, 29 Aug 2021 23:51:42 +0000 https://www.bullhorn.com/de/resources/25-tips-on-how-to-manage-your-candidate-database-2/ candidate database
Your database is at the heart of your most important asset, your candidates. It impacts your fill rate, your time-to-fill, your client satisfaction, and ultimately your firm’s profitability.
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Eine gepflegte Datenbank mit hochwertigen Profilen hat zahlreiche Vorteile. Einige sind sofort sichtbar, andere zahlen sich erst mit der Zeit aus.

Generell ist die eigene Datenbank die wichtigste Kandidatenquelle für Personaldienstleister. Wer dort auf aktuelle, verlässliche Profile zurückgreifen kann, vermittelt schneller, effizienter und häufiger.

Für Personaldienstleister ist die eigene Datenbank meist die wichtigste Kandidatenquelle. Wer dort auf aktuelle, verlässliche Profile zurückgreifen kann, vermittelt schneller, effizienter und häufiger.

Der Effekt geht jedoch weit über einzelne Vermittlungen hinaus. Eine gut gepflegte Datenbank gibt deinen Personalberater mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Beziehungen aufbauen, Kandidat:innen besser begleiten und Kunden langfristig überzeugen.

Datenbank vorbereiten:

Die richtige Grundlage schaffen

Wie groß ist deine Datenbank? Unabhängig davon, ob du erst wenige Kandidatenprofile oder bereits Tausende Einträge hast – es ist nie zu spät, das Fundament zu überprüfen. Zunächst ist es wichtig, die richtige Basis zu schaffen.

1. Alles steht und fällt mit einem ATS

Prinzipiell könntest du deine Kandidatendatenbank in einer Gmail-Kontaktliste, einer Excel-Tabelle oder sogar auf Papier pflegen. Doch Tabellenkalkulationen sind fehleranfällig, sie fressen aufgrund manueller Eingaben viel Zeit und lassen sich nur schwer mit anderen Tools verknüpfen. Wer sein Personaldienstleistungsunternehmen skalieren will, braucht daher eine tragfähigere Lösung.

Kurz gesagt: Die beste Basis für eine Datenbank, die mit  deinem Unternehmen mitwächst, ist ein Applicant Tracking System (ATS).

2. Den Import richtig angehen

Du steigst von einer Tabelle zu einem ATS um? Nutze die Massenimport-Funktion, um tausende Profile auf einmal zu übertragen.

Ein Hinweis: Geh bei der Migration sorgfältig vor. Ein Fehler in der Struktur deiner Quelldatei kann später erheblichen Mehraufwand verursachen.

3. Investiere in Schulungen

Plane Zeit ein, um neue Teammitglieder im Umgang mit dem ATS und in der Datenbankpflege zu schulen. Begleite ihre ersten Schritte aktiv mit. Was du jetzt reinsteckst, erspart dir später stundenlange Schadensbegrenzung.

Praxistipp: Kläre mit deinem ATS-Anbieter, ob er Onboarding-Trainings anbietet und plane zusätzliche interne Schulungen. Zeig deinem Team, warum eine gepflegte Datenbank so wichtig ist und wie jede:r Einzelne dazu beiträgt.

4. Qualität hinein, Qualität heraus

Definiere einen klaren Prozess, wie Kandidatenprofile geprüft und im System kategorisiert werden. Das gilt sowohl für eingehende Bewerbungen als auch für Profile, die über Jobbörsen oder Aggregatoren in das ATS eingespielt werden.

Zeit nehmen, Zeit sparen:
Erstelle einen Filter für vorab geprüfte Kandidat:innen. Wenn es schnell gehen muss, findest du so auf Anhieb qualifizierte Profile.

5. Ermögliche mobilen Zugriff

Dein Team wird das volle Potenzial der Datenbank dann am besten ausschöpfen, wenn diese auch mobil nutzbar ist. So können Personalberater:innen von unterwegs ganz bequem auf Profile zugreifen und Daten direkt aktualisieren.

Wichtig: Stelle sicher, dass ausreichende Sicherheitsvorkehrungen getroffen sind, bevor der mobile Zugriff möglich ist. Private Endgeräte sind meist anfälliger für Cyber-Angriffe.

6. Automatisieren, wo immer es geht

Erfasst dein Team immer noch Daten manuell? Wie zuverlässig landen dabei alle relevanten Details im System? Die manuelle Dateneingabe kostet viel Zeit und ist dennoch oft lückenhaft. Automatisiere das Erfassen von Kandidateninformationen so weit wie möglich. So werden deine Daten vollständiger, genauer und leichter nutzbar.

Praxistipp: Nutze ein ATS mit einer Parsing-Option, die Informationen aus beliebigen Quellen extrahiert und Felder in Kandidaten-, Kontakt- und Stellendatensätzen automatisch befüllt.

Datenbank ausbauen:

Wachstum ohne Qualitätsverlust

Eine kontinuierlich wachsende Datenbank mit qualifizierten Kandidat:innen sorgt für mehr Vermittlungen. Ein unkontrolliertes Wachstum ohne einen Qualitätsanspruch an die Daten kann jedoch den gesamten Recruiting-Prozess ausbremsen. Diese Tipps helfen dir, deine Datenbank sinnvoll und gewinnbringend auszubauen.

7. Qualität vor Quantität

Viele Personaldienstleister wollen ihre Datenbank schnell ausbauen, etwa durch die Integration von Jobbörsen oder Social-Media-Plattformen. Das ist grundsätzlich sinnvoll, aber achte darauf, nicht zu viele Profile auf einmal oder aus einer einzigen Quelle hinzuzufügen.

Zeit nehmen, Zeit sparen: Prüfe jeden neuen Eintrag in deiner Datenbank. Ein großer Kandidatenpool ist wertlos, wenn er nicht aus verfügbaren und erreichbaren Kandidat:innen besteht.

8. Wähle Drittanbieter sorgfältig

Bevor du externe Anbieter für den Datenbankaufbau nutzt, recherchiere gründlich. Prüfe Bewertungen und Erfahrungsberichte anderer Kunden. Ein schlechter Datenimport kann monatelange Bereinigungsarbeit nach sich ziehen.

Praxistipp: Prüfe das Partnernetzwerk deines ATS-Anbieters. Diese Lösungen sind meist bereits auf dein System abgestimmt und daher oft zuverlässiger.

9. Nutze Integrationen

EXPERTEN-TIPP VON CAREER BUILDER

Verbinde dein ATS mit den Jobbörsen, die du regelmäßig nutzt. Das vereinfacht den Bewerbungsprozess für Kandidat:innen und nimmt den Recruitern manuelle Arbeit ab.

Wusstest du schon? Personaldienstleister, die ihr ATS und Jobbörsen verknüpfen, reduzieren die Abbrüche im Bewerbungsprozess um 85 %.

10. Nutze die LinkedIn-Integration

Eine LinkedIn-Integration vereinfacht den Arbeitsalltag deiner Recruiter, reduziert unnötige Klicks und sorgt dafür, dass Kandidatendaten stets aktuell bleiben. Ein optimal integriertes ATS zeigt das LinkedIn-Profil direkt im System an. Vorsicht bei Lösungen, die Daten von LinkedIn scrapen, denn  diese liefern oft veraltete oder fehlerhafte Informationen. Achte darauf, dass dein System als offizieller Partner von LinkedIn gelistet ist.

Zeit nehmen, Zeit sparen: Mit der LinkedIn-Integration vermeidest du auch Dubletten. Entdeckt ein:e Personalberater:in ein interessantes Profil auf LinkedIn, zeigt das System sofort, ob die Person bereits in der Datenbank erfasst ist.

Datenbank pflegen:

So läuft es reibungslos

Eine Datenbank zu pflegen ist ein fortlaufender Prozess. Mit der richtigen Technologie und etwas Weitblick bleibt der Aufwand überschaubar. Je mehr du am Anfang richtig aufsetzt, umso weniger Nacharbeit ist später nötig.

11. Setze Technologie gezielt ein

Am Markt gibt es einige Tools, die eingehende Daten strukturieren und für den Import vorbereiten. Das sind beispielsweise sogenannte CV-Parser, die Lebensläufe analysieren und dort angegebene Fähigkeiten, Branchenerfahrung, Qualifikationen oder Sprachen in die vorgesehenen Felder deines ATS einfügen. Das macht die Suche in deiner Datenbank deutlich schneller und treffsicherer.

Kundenbeispiel

 

Resolvit, ein IT-Personaldienstleister mit über zehn Jahren Markterfahrung, hatte eine riesige und schwer nutzbare Kontaktdatenbank aufgebaut. Deshalb investierte das Unternehmen in ein Sourcing-Tool inklusive ATS-Integration. So wurden Dubletten direkt entfernt und die Datenbank wurde in deutlich schneller bereinigt, als dies durch manuelle Arbeit möglich gewesen wäre.

Das Ergebnis:

Von den 12 Personalberater:innen und drei Sourcer-Kolleg:innen sparte jeder pro Tag eine Stunde. Das führte insgesamt zu einer Zeitersparnis von 75 Stunden pro Woche, die das Team in produktive Vermittlungsarbeit stecken konnte.

12. Mache Datenpflege zur Teamaufgabe

EXPERTEN-TIPP VON DISCOVERORG

Eine saubere Datenbank ist ein Gewinn an sich, aber das sieht nicht unbedingt jeder im Team so. Setze für deine Personalberater:innen daher einen zusätzlichen Anreiz, die Daten aktuell zu halten. Sprich das Thema regelmäßig in Mitarbeitergesprächen an und belohne Mitarbeitende, die besonders sorgfältig bei der Datenpflege sind.

Praxistipp: Zeige die Vertriebskennzahlen aller Mitarbeitenden dem gesamten Team. Ein gesunder Wettbewerb motiviert und führt so auch zu einer besseren Datenqualität.

13. Aktualisiere Fähigkeiten

Füge konkrete Fähigkeiten (Skills) zu den Profilen hinzu, damit die Suche nicht nur auf Keywords limitiert wird. Für viele Stellen sind spezifische Skills wie Java, C++ oder Ruby zentrale Anforderungen. Sind diese direkt im Profil hinterlegt, so findet man die richtigen Kandidat:innen später viel schneller.

Zeit nehmen, Zeit sparen: Hinterlegte Skills reduzieren die Abhängigkeit von komplexen booleschen Suchen. Sie vermeiden zudem, dass Profile in den Suchergebnissen auftauchen, bei denen der Lebenslauf mit Keywords überfrachtet ist.

14. Bereinige die Daten, bevor  du sie benötigst

EXPERTEN-TIPP VON DISCOVERORG

Hast du jemals den perfekten Kandidat:innen gefunden, nur um dann festzustellen, dass grundlegende Angaben fehlen? Setze Prozesse auf, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Daten von Anfang an erfasst werden.

Wusstest du schon? Nur 45 % der Personaldienstleister greifen auf ihre Recruiting-Daten nur dann zurück, wenn es eine dringend zu besetzende Anfrage gibt.3 Prüfe und aktualisiere deine Daten regelmäßig, um keine Zeit zu verlieren, wenn es darauf ankommt.

15. Spüre Lücken in der Kandidatendatenbank auf

Vielleicht gibt es in deiner Datenbank großartige Kandidat:innen, aber deren Profile sind unvollständig, weil zum Beispiel die E-Mail-Adresse fehlt. Suche gezielt nach fehlenden Angaben und sorge mit KI-Funktionalitäten dafür, dass die fehlenden Informationen nachgepflegt werden.

Praxistipp: Führe in deinem ATS eine Suche durch, die alle Kandidaten mit einem @-Zeichen in ihrer E-Mail-Adresse ausschließt. So siehst du schnell, welche Lücken es gibt.

Kandidatendaten mit Bullhorn verwalten

Daten direkt aus Jobbörsen erfassen

Kein manuelles Kopieren mehr. Mit der Bullhorn Sidebar erfasst du Kandidateninformationen direkt aus Jobbörsen und fügst sie ein – ohne die Seite verlassen zu müssen.

Gewinne Zeit und vermeide Fehler

Die Parsing-Funktion von Bullhorn extrahiert Informationen aus beliebigen Quellen und trägt sie automatisch in die entsprechenden Felder in Kandidaten-, Kontakt- und Stellendatensätzen ein.

Finde die richtigen Kandidat:innen

Mit der Schnellsuche, Boolean-Logik, erweiterter Keyword-Suche und konfigurierbaren Listenansichten baust du qualifizierte Shortlists in kürzester Zeit. Gespeicherte Suchen sparen dabei noch einmal zusätzlich Zeit.

16. Vermeide Dubletten

Wie gehst du mit Dubletten um? Wenn doppelte Einträge unkontrolliert ins System fließen, wird die Datenbank schnell unübersichtlich. Führe doppelte Einträge zusammen oder lösche  veraltete Informationen, je nach Bedarf.

Praxistipp: Frage deinen ATS-Anbieter, wie sein System Dubletten vermeidet. Die meisten Lösungen haben integrierte Mechanismen, um bei doppelten Einträgen einer gleichen E-Mail-Adresse oder Namen, zu warnen.

17. Nutze freie Ressourcen

Datenbankpflege ist keine beliebte Aufgabe, aber eine sehr wichtige. Falls du Werkstudent:innen oder freie Kapazitäten im Team hast, setze sie gezielt dafür ein, mehr aus deinem Kandidatenpool herauszuholen.

Praxistipp: Nutze ein ATS mit einer regelmäßigen Datensicherung. Sollten versehentlich wichtige Informationen gelöscht werden, kannst du sie  wiederherstellen.

18. Archiviere inaktive Kandidat:innen

Gibt es Talente in deiner Datenbank, die nicht mehr auf Jobsuche sind? Lösche sie nicht, denn damit gehen alle angelegten Notizen und die gesamte Historie verloren. Stattdessen empfehlen wir, diese Kontakte zu archivieren. So tauchen diese Profile nicht mehr in den Suchergebnissen auf, und du verlierst keine wertvollen Informationen.

Praxistipp: Blende archivierte Profile in deinen Suchergebnissen aus, damit du nur aktive und verfügbare Kandidat:innen in den Prozess nimmst.

Datenbank nutzen:

Wie du mehr aus den Kandidatendaten holst

Vielleicht hast du bereits eine gut gepflegte Datenbank mit qualifizierten Kandidat:innen, aber nutzt du diese Potenzial auch voll aus? Gute Profile gehen manchmal unter, weil sie falsch kategorisiert, übersehen oder schlicht vergessen werden. Die folgenden Tipps helfen dir, Kandidat:innen zu finden, die du bislang übersehen hast.

19. Behalte die Aktivitäten im Blick

Ist den Personalberater:innen bewusst, worauf es bei der Datenpflege ankommt? Lege klare Kriterien fest, wie neue Einträge geprüft, kategorisiert und bereinigt werden sollen. Setze  konkrete Ziele für den Anteil sauber erfasster Profile.

Praxistipp: Werte regelmäßig aus, wie viele Profile geprüft, kategorisiert und korrekt angelegt wurden und mache den Fortschritt im Team sichtbar. Ein gemeinsamer Maßstab motiviert und sorgt für gleichbleibende Qualität.

20. Mache aus inaktiven „aktive“ Kandidat:innen

Gibt es Kandidat:innen mit einem aktiven Status in deiner Datenbank, bei denen aber seit Jahren weder ein Profilversand noch eine Notiz verzeichnet ist? Diese Profile bringen wenig, solange sich niemand darum kümmert. Prüfe zunächst, ob diese Talente bereits vermittelt sind oder aus anderen Gründen nicht mehr verfügbar sind. Taucht eine passende Stelle auf, lohnt sich eine Kontaktaufnahme.

Praxistipp: Filtere im ATS nach Kandidat:innen, bei denen seit einem bestimmten Datum (z. B. Januar 2018) keine Aktivität mehr stattgefunden hat und bearbeite die Liste gezielt.

21. Prüfe Chancen auf Wiedervermittlung

Hast du Kandidat:innen in der Datenbank, die noch als „in Vermittlung“ geführt werden, obwohl ihr Einsatz längst abgeschlossen ist? Suche gezielt nach solchen Profilen – diese Kandidat:innen sind oft schnell wieder verfügbar und freuen sich über eine Rückmeldung.

Praxistipp: Halte regelmäßig Kontakt zu deinen Kandidat:innen. So bleibst du in Erinnerung und der oder die Kandidat:in denkt bei der nächsten Jobsuche auch zuerst an dich.

22. Bleibe auch mit nicht vermittelten Kandidat:innen in Kontakt

Suche im ATS nach Kandidat:innen, die für eine bestimmte Stelle nicht vermittelt werden konnten. Kümmere dich aktiv um eine neue Option für sie. So vermeidest du, dass sie einfach in der Datenbank als Karteileiche verschwinden.

Wusstest du schon? Mangelnde Rückmeldung ist der häufigste Kritikpunkt von Kandidat:innen am Bewerbungsprozess. Klare Erwartungen und eine  transparente Kommunikation von Anfang an beugen Frustration vor.

Datenbank retten:

Wie du eine schlecht gepflegte Datenbank bereinigst

Ist deine Kandidatendatenbank außer Kontrolle geraten? Unübersichtliche Profile, veraltete Informationen, schlechte Datenqualität? Mit diesen Tipps bringst du deine Datenbank wieder in Bestform.

23. Identifiziere fragwürdige Quellen

Hast du bereits eine große Liste mit Kandidat:innen gekauft, deren Daten aus dem Web stammen? Dann solltest du die Informationen sorgfältig überprüfen. Das kann aufwändig sein, Wochen oder sogar Monate dauern. Doch ohne Datenbereinigung bremsen schlechte Daten dein Team noch jahrelang aus.

Zeit nehmen, Zeit sparen: Bevor du Kandidatendaten aus dem Web sammelst, prüfe echte Kundenreferenzen. So vermeidest du Fehler, die andere bereits gemacht haben.

24. Entlaste deine Kandidatendatenbank

Hast du zu viele Karteileichen oder falsche Daten? Finde Datensätze in deiner Datenbank, die deinen Personalberater:innen keinen Mehrwert bieten. Suche nach Kandidat:innen, die seit Jahren inaktiv sind, oder nach Profilen mit fehlenden Angaben. Aktualisiere oder archiviere diese Datensätze.

Praxistipp: Archiviere Datensätze sobald sie nicht mehr verwendet werden, statt sie zu löschen. Man weiß nie, wann die Informationen noch nützlich sein können.

25. Hol dir Unterstützung, wenn nötig

Kommst du mit der Datenhygiene nicht weiter, kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Je nach Zustand und Größe deiner Datenbank helfen studentische Aushilfen, Freelancer oder spezialisierte Dienstleister für Datenbereinigung.

Nicht vergessen: Betrachte Datenbereinigung als fortlaufenden Prozess, nicht als einmaliges Projekt. Nutze die Erkenntnisse aus deiner Bereinigung, um bessere Prozesse für die Zukunft aufzusetzen. Bleibst du bei alten Gewohnheiten, werden die Verbesserungen nicht lange halten.

Wichtige Erkenntnisse

Eine hochwertige Kandidatendatenbank entsteht nicht an einem Tag. Das muss sie auch nicht. Kontinuierliche, konsequente Verbesserungen zahlen sich langfristig enorm aus.

Welche Schritte solltest du zuerst angehen, um deine Datenbank spürbar zu verbessern?

Die folgenden Fragen helfen dir herauszufinden, worauf sich dein Unternehmen konzentrieren sollte.

Sind inaktive Kontakte in deiner Datenbank archiviert und sind die vorhandenen Informationen aktuell?

Setzt du eine Lösung ein, die dich bei der Datenbankpflege unterstützt und Zeit spart?

Gibt es einen klaren Prozess, damit die Informationen in deiner Datenbank aktuell bleiben?

Werden deine Personalberater:innen motiviert und befähigt, die Datenqualität aktiv zu verbessern und das volle Potenzial der Datenbank zu nutzen?

Kannst du noch nicht alle Fragen mit Ja beantworten? Nutze unsere Tipps weiter, bis deine Datenbank so gut gepflegt ist, dass du das volle Potenzial ausschöpfen kannst. Der Prozess dauert manchmal etwas, zahlt sich aber auf jeden Fall aus.

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